Mitglied im Lions Club zu sein ist eine feine Sache. Womit ich nach dem Ende meiner Lebensarbeitszeit aber überhaupt nicht gerechnet hatte, ist die Konfrontation mit dem Thema Zeiterfassung geleisteter Arbeitsstunden. Gerade darauf legen aber alle Lions in den Führungsetagen der weltumspannenden Organisation sehr großen Wert. Das passende Zauberwort dazu lautet Transparenz!
So kämpft die LCIF (Lions Clubs International Foundation) weiterhin um einen Titel, den sie bereits im Jahr 2007 errungen hat. Es geht darum, an erster Stelle einer Liste zu stehen, in denen die besten NGOs (Nicht-Regierungs-Organisationen) aufgeführt sind. Siehe https://temp.lionsclubs.org/EN/pdfs/lcif/lcif609.pdf
Vergeben wird die Auszeichnung in unregelmäßigen Abständen von der Financial Times. Der Stellenwert in der Wirtschaftswelt ist entsprechend hoch.
Wie ich andernorts gelesen habe, sind die Rotarier den Lions auf den Fersen. So sammeln diese zum Beispiel mehr Geld ein. Aber die Lions sind transparenter, und erfreuen sich wesentlich größerer Bekanntheit. Was für eine Hilfsorganisation wichtige Kriterien sind. Das Lions-Logo an alles zu kleben, was mit Lions-Engagement und Geld finanziert wurde, ist also eine bewährte Strategie.
Selbstverständlich steht der erste Platz auch für ausgezeichnete Programmausführung, Kommunikation, Anpassungsfähigkeit und Verantwortlichkeit in der schnell wachsenden Welt der Gemeinnützigkeit.
Zeiterfassung misst Vergangenheit, ist aber eine Investition in die Zukunft
Besondere Transparenz erreichen die Lions (etwas überspitzt formuliert) durch die gute alte Stempeluhr. Und positiv bewerten kann man jede Stunde Engagement, die die Lionistinnen und Lions in Ihre Activitys stecken.
Zahlen darüber zu haben, die das Engagement der eigenen Mitglieder nachweisen, ist logischerweise ein wichtiges Argument, wenn man versucht, Zuschüsse für wichtige Projekte in der Wirtschaft einzusammeln.
Deshalb gibt es für jeden Lions Club die Möglichkeit – genau genommen sollte man sogar von echter Pflicht sprechen – die Zeiten zu erfassen, die für alle Activitys des Clubs aufgewendet werden. Leider wird das vorhandene System dafür viel zu wenig genutzt. – Zum Schaden des eigenen Districts und Multidistricts!
Zuschüsse an die Mutterorganisation werden bei nachgewiesenem Engagement selbstverständlich von dieser zurück auf die einzelnen Länder verteilt. Vom dem hübsch gefüllten Kuchen ein angemessenes Tortenstück abzubekommen, wird für einen District, dessen Clubs mit hoher Engagement-Rate glänzen, leichter zu beantragen sein, als wenn deren Clubs gar keine Dokumentation darüber führen.
Wie wichtig der Activity-Bericht ist, war kürzlich auch im BNkonkret nachzulesen, einem Leitfaden für Amtsträger.
Dort heißt es: Durch die Sichtbarmachung der Club- und Spendenaktivitäten wird unser Lions-Bild nach außen und innen sichtbar und erhöht die Chancen, Fördermittel von finanzstarken Partnern wie z. B. der RTL-Stiftung (RTLSpendenmarathon) oder dem Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit (BMZ) zu erhalten.
Die Transparenz über Aktivitäten, die Leistungen des persönlichen Einsatzes von Lions und Spendenaufkommen der Clubs und Distrikte bis hin zum Multi-Distrikt. Dies erleichtert Externen, wie z. B. Firmen, Städten, Institutionen, öffentliche Hand, die Beurteilung der Lions Clubs für eine Unterstützung nicht nur mit finanziellen Mitteln.
Immer nur zufrieden auf die eigene Club- oder Hilfswerkkasse zu äugen, mag weniger Aufwand sein, heißt aber auch Geld zu verschenken.
Die Zeiterfassung ist also keine Gängelei „von denen da oben“, macht sich auch nicht unmittelbar in Cent und Euro bemerkbar, hilft aber dem ganzen System noch transparenter zu werden.
Veranstaltet ein Club zum Beispiel ein Charity-Dinner, ist das vielleicht in drei Stunden von den Gästen verspeist. Wieviele Stunden an Diskussion, Besprechung, womöglich Überzeugungsarbeit und garantiertem Organisationsaufwand darin steckt, sieht aber ohne Zeiterfassung niemand.
Wer schon einmal daran beteiligt war, ein derartiges Dinner auf die Beine zu stellen, kann garantiert ein vielstrophiges Lied davon singen.
Der Club-Verkauf von drei kleinen Nürnbergern im Weggla, zum Beispiel auf einem Supermarktparkplatz, klingt da wesentlich einfacher. Aber auch diese Aktion wird viel mehr Stunden verschlingen, als die, die nur der Griller an dem Stand verbringt.
Künftig von jedem Clubmitglied – zu jeder Aktivität – ein paar einfache, aber realistische Notizen, diese zusammengeführt vom Beauftragten für Activitys (neudeutsch GST für Global Service Team) in das System der Zeiterfassung auf der Lions-Webseite: schon ist die Sache geritzt.
Spätestens nach Überwindung aller Berührungsängste mit dem System und den Hürden, die sich meist zwischen den Ohren der Menschen befinden, läuft alles wie von selbst. – Probieren wir es aus!
Ausgangspunkt für alle Lions ist die folgende Adresse: https://mitglieder.lions.de/activity/#/report
